El control biométrico de asistencia —mediante huella dactilar, en la mayoría de las empresas peruanas— resuelve un problema específico: registrar con precisión la hora real de ingreso y salida de cada colaborador, sin depender de un registro manual susceptible de alteración o de ser completado con posterioridad.
No obstante, el marcado biométrico constituye únicamente la primera etapa. Entre dicho registro y el cálculo final de horas trabajadas, tardanzas, horas extra y descuentos existen diversos procesos intermedios que, en la mayoría de las empresas, continúan realizándose de forma manual en hojas de cálculo.
Dónde se generan los errores más comunes
- Exportar el registro del dispositivo biométrico a Excel y consolidarlo manualmente con el horario de cada colaborador.
- Calcular tardanzas y horas extra aplicando reglas distintas según el turno, de forma manual y sin trazabilidad del criterio empleado.
- Justificar tardanzas o marcaciones faltantes mediante correo electrónico o mensajería instantánea, sin que dicha información quede registrada en el mismo sistema.
- Consolidar la información de distintos locales o sedes en un único reporte previo al cierre de planilla.
Cada una de estas etapas manuales constituye una posible fuente de error: una fórmula copiada de forma incorrecta, un colaborador con dos marcaciones en el mismo minuto, un descuento aplicado sobre una tardanza que, en realidad, contaba con justificación aprobada. El resultado más frecuente es el reproceso de la planilla o, en casos más graves, un descuento incorrecto que deriva en un reclamo laboral.
Qué debería automatizarse primero
- La consolidación del registro biométrico de todas las sedes en un único lugar, sin necesidad de exportaciones e importaciones manuales.
- El cálculo de horas, tardanzas y alertas conforme a reglas de turno configuradas una única vez.
- La generación de alertas automáticas ante marcaciones faltantes o inconsistentes, previamente al cierre de planilla.
ESCA Software se encuentra desarrollando una herramienta de automatización de control de asistencia que procesa el registro biométrico, calcula horas y tardanzas conforme a las reglas de cada empresa, y genera alertas antes del cierre de planilla. Puede revisar el detalle en la página de Automatización de Control de Asistencia.